Przedmiotem tej lekcji są czynności sprawdzające - procedura, która często przez podatników mylona jest z kontrolą podatkową. To jednak zupełnie inne procedury, w których - z jednej strony - zakres działań organu podatkowego jest ograniczony, ale z drugie - ograniczone są też niektóre prawa podatnika. Pamiętajmy jednak, że czynności sprawdzające mają bardziej porządkujący niż kontrolny charakter i służą głównie do zlikwidowania skutków drobnych błędów formalnych, ale też czasami do typowania podatników do dalszych procedur, w tym kontroli podatkowej.

Czynności sprawdzające

Czynności sprawdzające należą do działań najczęściej przeprowadzanych przez organy podatkowe pierwszej instancji. Ich przebieg regulują przepisy Ordynacji podatkowej, a ich prowadzenie ma na celu:

1. sprawdzenie terminowości:

1. 1. 1. składania deklaracji,
      2. wpłacania podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów,

2. stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji,

3. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,

4. weryfikację poniesionych przez podatnika wydatków i uzyskanych przychodów (dochodów) opodatkowanych lub przychodów (dochodów) nieopodatkowanych - w zakresie niezbędnym do ujawnienia podstawy opodatkowania z tytułu przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

5. weryfikację danych i dokumentów przedstawionych przez podatników dokonujących rejestracji podatkowej.

Przykład

Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą składa zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, w którym wybiera status czynnego podatnika VAT.

Organ podatkowy pierwszego stopnia przeprowadza czynności sprawdzające, mające na celu ustalenie, czy podatnik istnieje w rzeczywistości, czy ma tytuł prawny do lokalu, w którym będzie prowadził działalność, oraz czy istnieje możliwość kontaktu z podatnikiem.

Istnieje wyjątek dotyczący właściwości organu podatkowego przeprowadzającego czynności sprawdzające.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej lub organ podatkowy upoważniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w zakresie wymiany z państwami członkowskimi Unii Europejskiej informacji o podatku od towarów i usług dokonuje czynności sprawdzających odnoszących się do dokumentów składanych do tego organu.

Działania podejmowane przez organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających

Korekta deklaracji, wyjaśnianie wątpliwości dotyczących deklaracji

W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy ma obowiązek zareagować w sposób zależny od charakteru i zakresu stwierdzonych uchybień:

1. koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5000 zł;
2. zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.

Kopię skorygowanej przez siebie deklaracji organ podatkowy uwierzytelnia i doręcza podatnikowi.

Dodatkowo przekazuje podatnikowi informację o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty, albo informację o braku takich zmian oraz pouczenie o prawie wniesienia sprzeciwu.

Ważne!

Na korektę podatnik może wnieść sprzeciw do organu, który dokonuje korekty, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji. Wniesienie sprzeciwu anuluje korektę.

W razie niewniesienia sprzeciwu w terminie korekta deklaracji wywołuje skutki prawne jak korekta deklaracji złożona przez podatnika.

Przepisy o korekcie deklaracji stosuje się również do deklaracji składanych przez płatników lub inkasentów oraz do załączników do deklaracji. Bez znaczenia jest forma złożenia deklaracji - przepisy stosuje się przy ich składaniu zarówno w formie tradycyjnej, jak i za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.

Wezwanie do złożenia wyjaśnień i zaległych deklaracji

Organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.

Przedłużenie terminu

Jeżeli przeprowadzenie czynności sprawdzających zasadność zwrotu podatku wymaga przedłużenia terminu zwrotu podatku wynikającego z odrębnych przepisów, organ podatkowy może postanowić o przedłużeniu tego terminu do czasu zakończenia czynności sprawdzających. Na postanowienie to podatnikowi przysługuje zażalenie.

Czynności sprawdzające w ramach kontroli krzyżowej

Wielokrotnie zapewne spotkaliście się z pojęciem kontroli krzyżowej. Ogólnie oznacza to czynności podejmowane u kontrahentów kontrolowanego podatnika w celu zgromadzenia dowodów, ustalenia stanu faktycznego itp. Czynności u kontrahentów podatnika, u którego prowadzone są postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa, prowadzone są w ramach czynności sprawdzających.

W związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową organ podatkowy może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą:

• przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;
• przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej określonej w przepisach strukturze logicznej, jeżeli kontrahent podatnika prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Z czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika sporządza się protokół.

Ważne!

Przygotowanie dokumentów żądanych przez organ podatkowy odbywa się na koszt podatnika objętego czynnościami sprawdzającymi.

Przepisy dotyczące czynności sprawdzających w ramach kontroli krzyżowej stosuje się również do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą uczestniczących w dostawie tego samego towaru lub świadczeniu tej samej usługi, będących zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio albo bezpośrednio w dostawie towaru lub świadczeniu usługi.

W takim przypadku żądanie dostarczenia dokumentów w ramach czynności sprawdzających może dotyczyć wyłącznie dokumentów związanych z tą dostawą towaru lub tym świadczeniem usługi.

Przykład

U podatnika nieposiadającego statusu podatnika VAT czynnego prowadzona jest kontrola związana z wystawianiem przez niego faktur VAT.

U kontrahentów kontrolowanego przeprowadzane są czynności sprawdzające dotyczące:

1. stwierdzenia otrzymania faktur od kontrolowanego podatnika,
2. sposobu postępowania z tymi fakturami u podatnika, u którego przeprowadzane są czynności sprawdzające.

Właściwość miejscowa organu przeprowadzającego czynności sprawdzające w ramach kontroli krzyżowej

Jeżeli miejsce zamieszkania, siedziba lub miejsce wykonywania działalności kontrahenta kontrolowanego podatnika znajdują się poza obszarem działania organu prowadzącego postępowanie podatkowe lub kontrolę podatkową, czynności sprawdzających może także dokonać organ właściwy miejscowo - na zlecenie organu prowadzącego kontrolę lub postępowanie.

Sprawdzenie poprawności korzystania z ulg podatkowych

W ramach czynności sprawdzających organ podatkowy może także sprawdzać, czy podatnik w sposób właściwy korzysta z przysługujących mu ulg podatkowych.

Organ podatkowy może zwrócić się do podatnika o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika, w określonym czasie, wymaga przepis prawa.

Obowiązki informacyjne banków i funduszy

Banki, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celno-skarbowego, są obowiązane do sporządzania i przekazywania informacji o zdarzeniach stanowiących podstawę do skorzystania przez podatnika z ulg podatkowych, jeżeli zostały wykazane w deklaracji złożonej przez podatnika.

Przepis ten stosuje się również do zakładów ubezpieczeń, funduszy inwestycyjnych i dobrowolnych funduszy emerytalnych, w zakresie prowadzonych indywidualnych kont emerytalnych i indywidualnych kont zabezpieczenia emerytalnego, oraz do domów maklerskich, banków prowadzących działalność maklerską, towarzystw funduszy inwestycyjnych, zarządzających ASI w rozumieniu ustawy z 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych.

W żądaniu organ podatkowy określa zakres informacji, okres, którego informacje mają dotyczyć, i termin ich przekazania.

Oględziny lokalu mieszkalnego podatnika

W ramach prowadzonych czynności sprawdzających dotyczących zasadności korzystania z ulg związanych z poniesieniem wydatków na cele mieszkaniowe podatnika organ podatkowy, za zgodą podatnika, może dokonać oględzin lokalu mieszkalnego lub części tego lokalu. Oględziny takie mogą być przeprowadzone wyłącznie w przypadku, w którym są niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe.

Termin dokonania oględzin ustala pracownik organu podatkowego w porozumieniu z podatnikiem. Podpisaną przez podatnika adnotację o ustaleniu terminu oględzin zamieszcza się w aktach sprawy. W razie nieudostępnienia lokalu mieszkalnego w uzgodnionym terminie organ podatkowy może wyznaczyć nowy termin przeprowadzenia oględzin.

Z oględzin pracownik organu podatkowego sporządza protokół, który dołączany jest do akt sprawy.

Przepisy dotyczące oględzin stosuje się także w przypadku czynności sprawdzających dotyczących wniosków o zwrot podatku i korzystania przez podatnika z ulg inwestycyjnych.

Odesłania do aktów prawnych

Ordynacja podatkowa - Artykuły 272-280

Czynności sprawdzające są stosunkowo mało sformalizowane i nie stanowią czynności wchodzących w zakres kontroli podatkowej, o czym niestety czasami zapominają urzędnicy. Ważne, aby pamiętać, że w trakcie trwania czynności sprawdzających (które często poprzedzają kontrolę podatkową, którą zajmiemy się w następnej lekcji) podatnik ma prawo do skutecznego złożenia korekty deklaracji. Zatem jeśli w trakcie czynności sprawdzających zauważysz, że któraś z deklaracji wymaga korekty, możesz ją złożyć zachowując wszelkie związane z tym uprawnienia (chociażby brak sankcji).

Po tej krótkiej lekcji czas na lekcję nieco dłuższą - poświęconą kontroli podatkowej. Zapraszamy.