Postępowanie podatkowe

Postępowanie podatkowe to często spotykana i mocno sformalizowana procedura. W trakcie postępowania podatkowego zarówno podatnik jak i przedstawiciele administracji zobowiązani są do określonych zachowań, przestrzegania terminów i form doręczeń. Warto zatem znać tę procedurę, może ona bowiem dotyczyć każdego podatnika.

Wszczęcie postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia.

O wszczęciu postępowania na wniosek jednej ze stron organ podatkowy zawiadamia wszystkie pozostałe osoby będące stroną w sprawie.

W postępowaniu przed organem podatkowym w sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów, prowadzonym w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości w zgłoszeniu celnym przed zwolnieniem towaru, nie wydaje się postanowienia o wszczęciu postępowania. Za datę wszczęcia postępowania przyjmuje się datę przyjęcia zgłoszenia celnego.


Ważne!

W razie ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia przez podatnika deklaracji lub niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości - organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.


Przepisu tego nie stosuje się w przypadku, gdy złożone przez kontrolowanego wyjaśnienia lub zastrzeżenia do protokołu kontroli zostały w całości uwzględnione przez kontrolujących.

Postępowanie podatkowe może być wszczęte również po upływie 6 miesięcy od zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli:

  1. podatnik dokona ponownej korekty deklaracji, w której nie zostaną uwzględnione nieprawidłowości ujawnione w kontroli podatkowej,
  2. organ podatkowy otrzyma informacje od organów podatkowych lub od innych organów, uzasadniające wszczęcie postępowania podatkowego.
Odesłania do aktów prawnych

Ordynacja podatkowa - Artykuły 165-171

Postępowanie podatkowe

Postępowanie podatkowe często poprzedza działania kontrolne. Ale równie często jest odwrotnie - to po przeprowadzonej kontroli rozpoczyna się postępowanie podatkowe. Czym więc różnią się postępowanie podatkowe od kontroli podatkowej czy kontroli celno-skarbowej?

Wiele procedur, terminów, obowiązków i uprawnień stron w toku wszystkich tych czynności jest tożsamych. To powoduje spory między podatnikami i administracją podatkową. Podatnicy twierdzą, że czynności prowadzone „z nimi” przekraczają zakres dozwolony w ustawie Prawo Przedsiębiorców (liczba trwających jednocześnie kontroli, czas trwania kontroli itp.). Organy podatkowe stoją jednak na stanowisku, że należy rozdzielić czynności kontrolne od czynności stanowiących postępowanie podatkowe. Jako argument używane jest to, że ustawodawca w Ordynacji podatkowej rozdzielił te czynności, umieszczając i opisując je w osobnych działach. Sprawa była rozstrzygana także przez sądy.


Wyrok WSA w Olsztynie z 26 listopada 2009 r., sygn. akt I SA/Ol 591/09 (wyciąg)

„Tym samym przepisy dotyczące kontroli zawarte w u.s.d.g. nie mają zastosowania do postępowania podatkowego. Niejednokrotnie jednak podatnicy uważają, że w ramach postępowania podatkowego organy podatkowe prowadzą faktycznie kontrolę podatkową nieograniczoną przepisami u.s.d.g. Sądy administracyjne jednak stanowczo potwierdzają odrębność obu postępowań.

Na gruncie ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej odróżnić jednak należy kontrolę podatkową od postępowania podatkowego, na co słusznie zwróciły uwagę organy celne. Analiza unormowań rozdziału 5 u.s.d.g. pozwala bowiem na stwierdzenie, że dotyczą one kontroli w ścisłym rozumieniu tego pojęcia, więc tych czynności organów kontroli, które przeprowadzane są u przedsiębiorcy, w jego siedzibie, mając przez to wpływ na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Tak rozumiana kontrola to czynności organu kontrolującego w siedzibie przedsiębiorstwa polegające na bezpośrednim poznaniu działalności przedsiębiorcy, związane między innymi z zapoznaniem się z dokumentacją i zabezpieczeniem dokumentów, akt oraz innych środków dowodowych znajdujących się u kontrolowanego na cele dalszego postępowania.

W odniesieniu do kontroli podatkowej takie jej rozumienie znajduje nadto potwierdzenie w wykładni językowej art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej, który mówi o przeprowadzaniu kontroli podatkowej «u podatnika» oraz w art. 285a § 1 Ordynacji podatkowej, który wprost stwierdza, że «czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia»”.


Analizując przedstawione orzeczenie, widzimy, że jako podstawową różnicę między postępowaniem podatkowym a kontrolą podatkową wskazuje się fakt prowadzenia kontroli w siedzibie przedsiębiorcy i zbieranie dowodów „na miejscu”, gdy tymczasem postępowanie dowodowe w ramach postępowania podatkowego polega na zbieraniu dowodów niejako „zza biurka”.

Postępowanie podatkowe w zakresie wymiaru podatku ma na celu ustalenie prawidłowego wymiaru tego podatku. Tak więc przesłanką wszczęcia postępowania podatkowego powinno być posiadanie przez organ podatkowy dowodu, że podatnik ten podatek niewłaściwie obliczył bądź go nie zadeklarował. Kontrola podatkowa powinna więc służyć ustaleniu, czy rzeczywiście podatnik nieprawidłowo wywiązał się ze swoich obowiązków podatkowych. Praktyka organów podatkowych sprawia, że często trudno ustalić, czym kierował się organ podatkowy, wszczynając np. postępowanie podatkowe przy braku jakichkolwiek przesłanek co do nieprawidłowości rozliczeń podatnika, zamiast poprzedzić je kontrolą podatkową.

Postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne. Decyzje, od których nie służy odwołanie w postępowaniu podatkowym, są ostateczne. Oznacza to, że uchylenie lub zmiana tych decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania mogą nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej lub w innych ustawach podatkowych.

Postępowanie podatkowe jest jawne wyłącznie dla stron.

Ordynacja podatkowa nakłada na organy podatkowe pewne ramy, określając sposób, w jaki postępowanie podatkowe powinno być prowadzone. Oczywiście z własnego doświadczenia wiemy, że różnie z zachowaniem tych zasad bywa. Powinniśmy je jednak dobrze znać - ich naruszenie może bowiem stanowić podstawę do wzruszenia niekorzystnych dla nas decyzji i postanowień.

Oto podstawowe zasady, dotyczące sposobu prowadzenia postępowania podatkowego, wymienione w Ordynacji podatkowej:

  1. Postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych, a organy te obowiązane są udzielać w postępowaniu podatkowym niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego, pozostających w związku z przedmiotem tego postępowania.
  2. W toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym.
  3. Organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
  4. Organy podatkowe powinny wyjaśniać stronom zasadność przesłanek, którymi kierują się przy załatwianiu sprawy, aby w miarę możliwości doprowadzić do wykonania przez strony decyzji bez stosowania środków przymusu.
  5. Organy podatkowe powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwiane niezwłocznie.
  6. Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

W przypadku, w którym mógłby zachodzić konflikt interesów lub istnieją inne szczególne okoliczności, może nastąpić wyłączenie zarówno pracownika organu podatkowego, jak i samego organu podatkowego. Oznacza to, że sprawa będzie prowadzona przez innego pracownika lub inny organ, którego właściwość została określona w przepisach podatkowych.

Pracownicy i funkcjonariusze KAS podlegają wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz innych sprawach normowanych przepisami prawa podatkowego, w których:

  1. są stroną,
  2. pozostają ze stroną w takim stosunku prawnym, że rozstrzygnięcie sprawy może mieć wpływ na ich prawa lub obowiązki,
  3. stroną jest ich małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny lub powinowaty do drugiego stopnia,
  4. stronami są osoby związane z nimi z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli,
  5. byli świadkami lub biegłymi, byli lub są przedstawicielami podatnika albo przedstawicielem podatnika jest jedna z osób wymienionych w pkt c i d,
  6. brali udział w wydaniu zaskarżonej decyzji,
  7. zaistniały okoliczności, w związku z którymi wszczęto przeciw nim postępowanie służbowe, dyscyplinarne lub karne,
  8. stroną jest osoba pozostająca wobec nich w stosunku nadrzędności służbowej.

Naczelnik urzędu skarbowego podlega wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego, w razie gdy sprawa dotyczy:

  1. naczelnika urzędu skarbowego albo jego zastępcy,
  2. dyrektora izby administracji skarbowej albo jego zastępcy,
  3. małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych do drugiego stopnia osób wymienionych w pkt 1 albo 2,
  4. osoby związanej stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą wymienioną w pkt 1 albo 2,
  5. podmiotu, z którym osoby wymienione w pkt 1-4 pozostają w takim stosunku prawnym, że rozstrzygnięcie sprawy może mieć wpływ na ich prawa lub obowiązki.

Powyższe przepisy w sprawach wyłączenia stosuje się odpowiednio do naczelnika urzędu celno-skarbowego.

Wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, ich zastępcy oraz skarbnik jednostki samorządu terytorialnego podlegają wyłączeniu od załatwiania spraw dotyczących ich zobowiązań podatkowych lub innych spraw normowanych przepisami prawa podatkowego.

Wyłączenie stosuje się także w sprawach związanych z osobami wymienionymi wyżej:

  • małżonka, rodzeństwa, wstępnych, zstępnych albo powinowatych do drugiego stopnia, osób związanych stosunkiem przysposobienia, opieki lub kurateli, osób pozostających z w takim stosunku prawnym, że może to mieć wpływ na rozstrzygnięcie sprawy.

Uwaga!

Przyczyny wyłączenia od załatwienia sprawy trwają również po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.


Stroną w postępowaniu podatkowym jest podatnik, płatnik, inkasent lub ich następca prawny, a także osoba trzecia, o której mowa w art. 110-117c Ordynacji podatkowej (czyli osoba, w stosunku do której może zostać określona odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe osób trzecich), która z uwagi na swój interes prawny żąda czynności organu podatkowego, do której czynność organu podatkowego się odnosi lub której interesu prawnego działanie organu podatkowego dotyczy.

Stroną w postępowaniu podatkowym może być również osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej inna niż wymieniona powyżej, jeżeli zgodnie z przepisami prawa podatkowego przed powstaniem obowiązku podatkowego ciążą na niej szczególne obowiązki lub zamierza skorzystać z uprawnień wynikających z tego prawa.

Stroną w postępowaniu podatkowym w sprawach dotyczących zwrotu podatku od towarów i usług może być wspólnik spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej oraz komplementariusz spółki komandytowej albo komandytowo-akcyjnej, uprawniony na podstawie przepisów o VAT do otrzymania zwrotu podatku.

Stroną w postępowaniu podatkowym w sprawie stwierdzenia nadpłaty w zakresie zobowiązań byłej spółki cywilnej może być osoba, która była wspólnikiem spółki cywilnej w chwili rozwiązania spółki.

Również organizacja społeczna może w sprawie dotyczącej innej osoby, za jej zgodą, występować z żądaniem:

  • wszczęcia postępowania
  • dopuszczenia jej do udziału w postępowaniu - jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi tej organizacji i gdy przemawia za tym interes publiczny.

Strona postępowania podatkowego może działać przez pełnomocnika, z wyjątkiem sytuacji, w których charakter czynności wymaga osobistego działania strony.


Ważne!

Strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:

  • zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie, niebędącym członkiem UE,
  • nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim UE i składa w kraju wniosek o wszczęcie  postępowania albo w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.

Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W razie niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

Zarówno przepisy Ordynacji podatkowej, jak i przepisy ustaw podatkowych wskazują terminy do przeprowadzenia różnego rodzaju spraw. Przykładowo ustawa o VAT reguluje termin zwrotu tego podatku w różnych przypadkach, w których podatnik o to wnioskuje. Terminy te stanowią pewnego rodzaju normę ogólną - jednocześnie w przepisach zawsze znajdują się furtki pozwalające organowi podatkowemu na przeciąganie terminów.

W interesie podatników może być staranne śledzenie spraw i interweniowanie - osobiste lub przez pełnomocników - w momentach, w których sprawa zaczyna się ślimaczyć. Pracownicy organów podatkowych, wiedząc, że podatnik śledzi swoje sprawy i potrafi działać w swoim interesie, będą nie tylko uważniejsi i staranniejsi w ferowaniu decyzji, lecz także sprawniejsi.

W Ordynacji podatkowej terminy do załatwienia spraw w postępowaniu podatkowym określone zostały następująco:

  1. Załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.
  2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawianych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie.
  3. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a sprawy, w której przeprowadzono rozprawę lub strona złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy - nie później niż w ciągu 3 miesięcy.

Ważne!

Do terminów wskazanych powyżej nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.


O każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Ten sam obowiązek ciąży na organie podatkowym także w przypadku, gdy niedotrzymanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od organu.

Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie stronie służy ponaglenie do:

  1. organu podatkowego wyższego stopnia,
  2. dyrektora izby administracji skarbowej, jeżeli sprawa dotyczy rozpatrywania odwołań od decyzji, o których mowa w art. 83 ust. 4 i 5 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (postępowania podatkowe wszczęte w wyniku kontroli celno-skarbowej), wydanych przez naczelnika urzędu celno-skarbowego,
  3. Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, jeżeli sprawa nie została załatwiona przez dyrektora izby administracji skarbowej.

Organ podatkowy, uznając ponaglenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby podejmuje środki zapobiegające naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Organ stwierdza jednocześnie, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.


Ważne!

Pracownik organu podatkowego, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązków związanych z załatwianiem spraw w przewidzianych terminach, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej przepisami prawa.


Odesłania do aktów prawnych

Ordynacja podatkowa - Artykuły 120-132a

Ordynacja podatkowa - Artykuły 133-138o

Ordynacja podatkowa - Artykuły 139-154c

Zagadnienia związane z doręczeniami są bardzo istotne. Często wykazanie, że organ podatkowy nie doręczył pisma w sposób i w terminie przewidzianych przepisami, jest podstawą do wzruszenia decyzji, wznowienia postępowania lub wykazania przedawnienia roszczenia podatkowego.

Organ podatkowy doręcza pisma:

  1. za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego, lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, lub
  2. za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jeżeli przepisy ustawy przewidują doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doręczenie następuje przez portal podatkowy w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów albo przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

W razie wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających organowi podatkowemu doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej pisma doręcza się w sposób określony wyżej w pkt 1.

W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys, za pokwitowaniem.

Doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma doręczanego mu w sposób określony w pkt 1, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją pozostawia się w aktach sprawy. W takim przypadku uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Doręczanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:

  1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,
  2. wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny,
  3. wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

Wystąpienie organu podatkowego o wyrażenie zgody, o której mowa w pkt 3, może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej i zostać przesłane stronie przez portal podatkowy lub na jej adres elektroniczny.


Ważne!

Strona ma prawo do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takiej sytuacji organ podatkowy doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.


W przypadku pism wydanych w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób.

Taki wydruk pisma zawiera:

  • informację, że pismo zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Szefa KAS i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała,
  • identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny Szefa KAS.

Wydruk pisma może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.

Wydruk stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Szefa KAS.

Odbiorca pisma

Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie. Pełnomocnikowi mającemu miejsce zamieszkania za granicą, który nie wskazuje adresu do doręczeń w kraju, pisma doręcza się za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany adres elektroniczny. Jeśli spośród wielu pełnomocników nie zostanie wskazany pełnomocnik ds. doręczeń, organ podatkowy doręczy pismo jednemu z pełnomocników.

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego. W razie niedopełnienia tego obowiązku w przypadku doręczania pisma za pośrednictwem operatora pocztowego pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem z upływem ostatniego dnia okresu przechowywania pisma przez operatora pocztowego (14 dni), a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Zmiana adresu pełnomocnika ogólnego

Pełnomocnik ogólny ma obowiązek zawiadomić o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego. Zawiadomienie o zmianie pełnomocnictwa w zakresie adresu jest składane do Centralnego Rejestru.

W razie niedopełnienia przez pełnomocnika ogólnego tego obowiązku pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem.

W sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów stosuje się przepisy art. 83 i 84 ustawy z 19 marca 2004 r. - Prawo celne.


Prawo celne (wyciąg)

Art. 83. Pisma, w tym decyzje, skierowane do osób nieznanych z miejsca pobytu lub adresu oraz decyzje, o których mowa w art. 82, wywiesza się na okres 14 dni w siedzibie organu celnego prowadzącego postępowanie. Pisma oraz decyzje uważa się za doręczone po upływie tego terminu.

Art. 84. 1. Osoba, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby na terytorium kraju lub w innym państwie członkowskim Unii, jeżeli nie ustanowiła przedstawiciela celnego, jest obowiązana do ustanowienia w kraju pełnomocnika do spraw doręczeń. Ustanowienie pełnomocnika jest skuteczne także w postępowaniu, o którym mowa w art. 31 ust. 2.

1a. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli doręczanie pism osobie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. W przypadku niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio art. 83.

3. (uchylony).


Pisma doręcza się osobom fizycznym pod adresem miejsca ich zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju. Pisma mogą być także doręczane:

  • w siedzibie organu podatkowego,
  • w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności przez adresata - adresatowi lub osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji.

W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony powyżej, a także w innych uzasadnionych przypadkach pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, a gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia pisma - sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy, jeśli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, zarząd cy domu lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której zamieszkuje adresat lub której adres wskazano jako adres do doręczeń.

W razie niemożności doręczenia pisma w taki sposób:

  1. operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
  2. pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w pkt 1 lub 2, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata albo miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach biura adresata lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W razie niepodjęcia pisma w terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy.

W przypadku niepodjęcia pisma doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa powyżej (14 dni), a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Na wniosek strony doręczenie może być dokonane na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej. W tej sytuacji pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego składa się w placówce pocztowej tego operatora. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej, wraz z informacją o możliwości jego odbioru, umieszcza się w skrytce pocztowej adresata.

Doręczenia pism osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej

Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji lub prokurentowi. Odpowiednio stosuje się przepisy, które wskazaliśmy poprzednio przy omawianiu doręczenia osobom fizycznym.

W razie niemożności doręczenia pisma w lokalu siedziby pismo doręcza się za pokwitowaniem zarządcy budynku lub dozorcy, jeśli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.

Zawiadomienie o doręczeniu pisma zarządcy budynku lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach lokalu siedziby adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której mieści się lokal tej siedziby.

Jeżeli podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, pismo doręcza się osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, także wtedy, gdy reprezentacja ma charakter łączny z innymi osobami.

W razie niemożności ustalenia adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Odbierający pismo potwierdza doręczenie własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia.

Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

W razie doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma (w sposób, o którym mowa w pouczeniu znajdującym się w piśmie).

Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

  1. informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,
  2. wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,
  3. pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.

W razie nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób określony w pkt 3 organ podatkowy po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.

W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Takie zawiadomienia mogą być tworzone automatycznie przez system, zawiadujący wysyłką i nie wymagają potwierdzenia.

Podatnik mimo braku odbioru pisma może do niego uzyskać dostęp jeszcze przez co najmniej 3 miesiące od dnia uznania pisma za doręczone. Pismo jest bowiem przechowywane w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, który zobowiązany jest je udostępnić stronie.


Ważne!

Wszystkie warunki techniczne i organizacyjne doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.


Pisma skierowane do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie mają organów, doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd, a kierowane do osób korzystających ze szczególnych uprawnień wynikających z immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach szczególnych, w umowach i przyjętych zwyczajach międzynarodowych.

Odesłania do aktów prawnych

Ordynacja podatkowa - Artykuły 139-154c

Wezwania w trakcie postępowania podatkowego

Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika albo na piśmie, w tym także w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy.

Jeżeli osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej ważnej przyczyny, organ podatkowy może przyjąć wyjaśnienie lub zeznanie albo dokonać czynności w miejscu pobytu tej osoby.


Ważne!

Wezwany jest obowiązany do osobistego stawienia się tylko na obszarze województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa. Jeżeli właściwym miejscowo do rozpatrzenia sprawy jest organ podatkowy mający siedzibę na obszarze innego województwa, osoba obowiązana do osobistego stawienia się może zastrzec, że chce stawić się przed organem właściwym do rozpatrzenia sprawy.


W przypadku, w którym wezwany nie zgadza się na stawiennictwo poza obszarem województwa, w którym przebywa lub jest zameldowany, organ prowadzący postępowanie zwraca się do organu podatkowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub pobytu tej osoby o wezwanie jej w celu złożenia wyjaśnień lub zeznań albo dokonania innych czynność związanych z prowadzonym postępowaniem.

Ale uwaga: Wezwany w postępowaniu prowadzonym przez organ wyznaczony na podstawie art. 18c Ordynacji podatkowej (dzieje się tak w przypadku, w którym szef KAS lub dyrektor izby administracji skarbowej, w celu usprawnienia postępowania wyznaczy właściwy organ podatkowy) jest obowiązany do osobistego stawienia się także poza obszarem województwa, w którym zamieszkuje lub przebywa. Podobnie jest w przypadku, w którym postępowanie toczy się w sprawie, o której mowa w art. 119g § 1 Ordynacji (czyli w sprawie, w której wyjaśniane jest, czy doszło do zakazanego unikania opodatkowania).

Elementy prawidłowego wezwania

W wezwaniu należy wskazać:

  • nazwę i adres organu podatkowego;
  • imię i nazwisko osoby wzywanej;
  • w jakiej sprawie i w jakim charakterze oraz w jakim celu osoba ta zostaje wezwana;
  • czy osoba wezwana powinna stawić się osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego;
  • czy dokumenty mogą być przedłożone w formie dokumentu elektronicznego lub na informatycznych nośnikach danych;
  • termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce zgłoszenia się osoby wzywanej lub jej pełnomocnika;
  • skutki prawne niezastosowania się do wezwania.

W razie wzywania strony na przesłuchanie w wezwaniu należy również poinformować o prawie odmowy wyrażenia zgody na przesłuchanie i o związanej z tym możliwości niestawienia się na wezwanie.

Wezwanie powinno być podpisane przez pracownika organu podatkowego, z podaniem jego imienia, nazwiska i stanowiska służbowego, a jeżeli jest sporządzone w formie dokumentu elektronicznego - powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

W sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, wezwania można dokonać telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności, z podaniem wszystkich wymaganych danych. Wezwanie przekazane w ten sposób powoduje skutki prawne wyłącznie wtedy, kiedy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

Ćwiczenie

Otwórz dział IV Ordynacji podatkowej: Ordynacja podatkowa 

Przeczytaj starannie przepisy - zwracając szczególną uwagę na te, które mogą wzmacniać Twoją pozycję w postępowaniu podatkowym.

Odesłania do aktów prawnych

Ordynacja podatkowa - Artykuły 155-160

Dla każdego z nas istotnym jest, jak się obronić przed skutkami ewentualnych niekorzystnych decyzji i postanowień - zanim dojdzie do postępowania podatkowego i ustalenia naszej odpowiedzialności. Temu poświęcamy ostatnią lekcję naszego kursu, w której zajmiemy się czynnym żalem i dobrowolnym poddaniem się odpowiedzialności.

X